Koszty podróży/ zakup biletów
Wyjeżdżający ma do wyboru jedną z dwóch poniższych opcji realizacji zakupu biletów:
I. Indywidualny (samodzielny) zakup biletów - refundacja poniesionych kosztów po powrocie z wyjazdu:
Wyjeżdżający może dokonać samodzielnie zakupu biletu lotniczego, kolejowego lub autokarowego w biurze podróży lub bezpośrednio u przewoźnika. UMK dokonuje refundacji poniesionych kosztów po realizacji podróży na podstawie imiennej faktury wystawionej na imię i nazwisko Wyjeżdżającego (tzw. faktura na osobę fizyczną z prywatnymi danymi pasażera) / lub na podstawie imiennych biletów - jeśli przewoźnik nie wystawia faktur. Imienny dowód zakupu biletu stanowi załącznik do rozliczenia sporządzanego po powrocie z wyjazdu.
Jeśli płatność za bilet była dokonana inaczej niż gotówką, każdorazowo do zakupionego biletu należy dołączyć bankowe potwierdzenie płatności wygenerowane do pliku PDF z konta bankowego płatnika.
Uwaga! Dane UMK, tj. nazwa, adres, czy nr NIP na fakturze imiennej na osobę fizyczną są niedopuszczalne.
II. Bezpośredni zakup biletów przez UMK na podstawie oferty z biura podróży:
Kolejność procedowania zakupu biletu przez UMK:
1. Pracownik Sekcji Projektów Międzynarodowych, Dział Wsparcia Badań i Projektów (dawniej Dział Nauki) (Anna Niemcewicz / Jowita Konrad / Alicja Roszkowska) informuje Wyjeżdżającego, o otrzymaniu zaakceptowanego "Wniosku o wyjazd za granicę", oraz zapotrzebowania w systemie XPrimer do realizacji przez Sekcję Projektów Międzynarodowych, z jednoczesną prośbą o dokonanie przez Wyjeżdżającego rezerwacji biletu w biurze podróży.
2. Wyjeżdżający kontaktuje się z biurem podróży, gdzie dokonuje rezerwacji biletu zgodnie z danymi podanymi we "Wniosku o wyjazd za granicę".
3. Biuro podroży przesyła ofertę zakupu biletu na adresy mailowe pracowników Sekcji Projektów Międzynarodowych: anna.niemcewicz@umk.pl, jowita.konrad@umk.pl i alicja.roszkowska@umk.pl.
4. Jeśli biuro podróży nie jest w stanie wykupić biletu dla danej osoby wyjeżdżającej w ramach limitu podanego we "Wniosku o wyjazd za granicę", Sekcja Projektów Międzynarodowych informuje o tym Wyjeżdżającego. W takim przypadku Wyjeżdżający powinien wystąpić do dysponenta środków o zwiększenie limitu na zakup biletu i wymagane jest złożenie dodatkowej rezerwacji środków w systemie XPRIMER.
5. Po pozytywnej weryfikacji oferty na zakup biletu, Sekcja Projektów Międzynarodowych zleca zakup biletu do biura podróży, z jednoczesną prośbą o wystawienie faktury dla UMK.
6. Biuro podróży przesyła fakturę do Sekcji Projektów Międzynarodowych w celu jej opłacenia przez Dział Finansowy UMK, a zakupione bilety do Wyjeżdżającego.
Informujemy, że:
1. koszty dojazdu z Torunia do lotniska lub dworca kolejowego w Polsce rozliczane są w ramach delegacji krajowych, przez JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) - zapotrzebowania w XPRIMER na koszty delegacji krajowych należy składać odrębnie od kosztów podróży zagranicznej, wskazując jako jednostkę realizującą JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) -> Wyjazdy krajowe
2. koszty podróży zagranicznej samochodem prywatnym rozliczane są przez JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej) - zapotrzebowania w XPRIMER na koszty kilometrówek międzynarodowych należy składać odrębnie od pozostałych kosztów podróży zagranicznej, wskazując jako jednostkę realizującą JEDNOSTKĘ DELEGUJĄCĄ (dziekanat / sekretariat jednostki delegującej). Więcej informacji o refundacji kosztów podróży samochodem prywatnym znajdziesz w zakładce Podróż samochodem prywatnym