Solidarni z Ukrainą - ми з Вами

Wniosek o wyjazd za granicę

Elektroniczny generator wniosku o wyjazd za granicę -> Wniosek o wyjazd za granicę

Niezwłocznie po zebraniu informacji o planowanym wyjeździe zagranicznym, należy za pomocą powyższego generatora utworzyć "Wniosek o wyjazd za granicę".

Wprowadzone do generatora dane nie są przesyłane do żadnych rejestrów, więc "Wniosek o wyjazd za granicę" można wygenerować  wielokrotnie. Jednak do dalszego procedowania proszę przekazać tylko jedną wersję wygenerowanego wniosku.

Wygenerowany do pliku PDF i wydrukowany "Wniosek o wyjazd za granicę" jest podstawowym dokumentem w procedurze dotyczącej wyjazdów zagranicznych. Wypełnienie wniosku pozwala na uporządkowanie zabranych informacji.  "Wniosek o wyjazd za granicę" jest planem i jednocześnie kosztorysem planowanych wydatków, w związku z tym należy go sporządzić przed dokonaniem rezerwacji środków finansowych w systemie XPrimer. 

 

 Uwaga:

Wyjeżdżający składa do Działu Nauki zaakceptowany przez przełożonego "Wniosek o wyjazd za granicę" co najmniej na 21 dni przed datą planowanego wyjazdu lub wniesienia odpowiednich opłat.

W sytuacji braku wniosku o wniesienie opłat, wypłaty zaliczki lub zakupu biletu za pośrednictwem Uniwersytetu, termin ten ulega skróceniu do 14 dni przed planowanym wyjazdem.

Do "Wniosku o wyjazd za granicę" można dołączyć "Wniosek o wypłacenie zaliczki". (więcej o zaliczce przeczytasz tutaj -> Zaliczka na wyjazd zagraniczny). 

W przypadku, gdy Wyjeżdżający nie dołączył "Wniosku o wypłacenie zaliczki", należne mu diety zostaną wypłacone po powrocie z wyjazdu, na podstawie rozliczenia wyjazdu zagranicznego.

Prosimy o składanie wniosków i ewentualnych załączników w komplecie, bez późniejszego ich dosyłania, co usprawni obsługę administracyjno-finansową.

 Jak wypełnić "Wniosek o wyjazd za granicę"?

Dane osoby wyjeżdżającej:

Imię i nazwisko: osoby wyjeżdżającej

Status: student / doktorant / pracownik / wykonawca w grancie (projekcie) - status osoby na UMK

Jednostka: jeśli podlegasz pod wydział lub szkołę doktorską, wybierz odpowiednią jednostkę z rozwijanej listy / jeśli podlegasz pod inną jednostkę, wybierz "Kliknij tutaj aby wpisać nazwę innej jednostki" na dole listy i wpisz nazwę swojej jednostki w dodatkowym polu, które pojawi się z prawej strony tego pola.

Telefon kontaktowy: preferowany jest numer telefonu komórkowego z uwagi na stałą dyspozycyjność pod podanym numerem telefonu.

Adres email: preferowany jest adres mailowy w domenie UMK (jeśli osoba wyjeżdżająca taki posiada)

Informacje dotyczące wyjazdu:

Nazwa instytucji przyjmującej: nazwa organizatora wydarzenia / nazwa instytucji w której realizowany jest cel wyjazdu

Kraj: wybierz z dostępnej listy docelowy kraj wyjazdu - UWAGA: jeśli celem wyjazdu jest więcej niż jeden kraj, należy wygenerować odrębny wniosek o wyjazd na każdy docelowy kraj wyjazdu (nie dotyczy krajów tranzytowych przez które przebiega podróż, które nie są celem wyjazdu)

Miasto: wpisz jedynie miasto lub miasta, w których realizowany będzie cel wyjazdu (nie dotyczy miast tranzytowych przez które przebiega podróż)

Wizyta w ramach umowy partnerskiej?: NIE lub TAK, jeśli istnieje umowa partnerska pomiędzy UMK a instytucją przyjmującą

Data wyjazdu: data rozpoczęcia podróży zagranicznej = moment opuszczenia Polski

Data przyjazdu: data zakończenia podróży zagranicznej = moment powrotu do Polski

UWAGA: Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

  • lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę, do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
  • lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  • morskiej od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Koszt podróży:

Sposób zakupu: (2 opcje do wyboru - więcej informacji znajdziesz w zakładce -> "Koszty podróży/ zakup biletów")

  1. Zakup bezpośredni przez UMK na podstawie oferty z biura podróży.
  2. Refundacja poniesionych kosztów po powrocie z wyjazdu (na podstawie imiennego rachunku/biletu na osobę fizyczną, bez danych UMK) - oznacza zakup samodzielny. 

Środek transportu: samolot / pociąg / autobus / samochód służbowy UMK / samochód wynajęty / samochód prywatny

Trasa: wpisz miejscowość w której rozpoczynasz podróż i kolejne miejscowości tranzytowe i docelowe, aż do powrotu do miejsca zakończenia podróży, np. Toruń - Warszawa - Monachium - Warszawa - Toruń.

Koszt (wraz z walutą): wpisz maksymalną kwotę przeznaczoną na koszty podróży, pamiętaj o wpisaniu waluty np. PLN / EUR / USD itp.

Źródło finansowania: Podaj krótko nazwę źródła finansowania używaną w XPrimer, np. IDUB/CD/Astrofizyka i Astrochemia, IDUB/EF/..., IDUB/Debiuty/..., WNH/PDB/2024, SzDNŚiP/PDB/2024, grant NCN nr wew./numer umowy itp. itd. - natomiast systemowy numer rezerwacji (numer zapotrzebowania) w XPrimer należy wpisać odręcznie na wydrukowanym już wniosku po założeniu rezerwacji środków w XPrimer.

Diety pobytowe:

Liczba dni: podaj liczbę pełnych dób wynikającą z podanych wcześniej dat wyjazdu i przyjazdu oraz dodaj 1 dietę dodatkową, która może być należna w przypadku, gdy czas wyjazdu przekroczy pełną dobę o dodatkowe godziny. Skorzystaj z kalkulatora czasu -> Kalkulator czasu

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

  1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
    1. do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
    2. ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50 % diety,
    3. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety: Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia -> Diety i limity na noclegi

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw przełożony może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. (wówczas należy złożyć odrębny "Wniosek o wyjazd za granicę" na każdy docelowy kraj wyjazdu)

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki:

  1. śniadanie - 15% diety,
  2. obiad - 30% diety,
  3. kolacja - 30 % diety,
  4. inne drobne wydatki - 25% diety.

Kwotę należnych diet pomniejsza się przy naliczaniu zaliczki i w rozliczeniu po powrocie o koszt zapewnionego bezpłatnie wyżywienia i/lub wartość posiłków zawartych w cenie przedkładanych do rozliczenia rachunków. We wniosku o wyjazd prosimy wpisać wartość diety niepomniejszoną o ewentualne posiłki, jednak wnioskując o zaliczkę prosimy o przekazanie informacji o ewentualnych posiłkach zapewnionych bezpłatnie przez stronę zagraniczną i/lub wliczonych w cenę wykupionych usług.

Waluta: zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia -> Diety i limity na noclegi (EUR, GBP, USD, CHF itp.)

Źródło finansowania: Podaj krótko nazwę źródła finansowania używaną w XPrimer.

Dieta dojazdowa: 

Tzw. dieta dojazdowa jest to ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której osoba wyjeżdżająca korzystała z noclegu. W przypadku gdy osoba wyjeżdżająca ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety - więcej informacji znajdziesz w zakładce -> Dieta dojazdowa

wybierz: Nie lub Tak i pamiętaj o dodaniu wartości diety dojazdowej do podsumowania w polu "RAZEM" (wartość 1 diety dojazdowej = wartość 1 diety pobytowej)

Źródło finansowania: Podaj krótko nazwę źródła finansowania używaną w XPrimer.

Zakwaterowanie:

(są 2 opcje do wyboru - więcej informacji znajdziesz w zakładce -> Zakwaterowanie)

Kwota według rachunku - wpisz wartość noclegu wraz z walutą zgodnie z rachunkiem, który przedłożysz do rozliczenia po powrocie.

Ryczałt - wybierając ryczałt pojawią się dodatkowe pola:

  • liczba dni - wpisz liczbę nocy spędzonych na miejscu w miejscowości docelowej, ponieważ ryczałt na nocleg nie przysługuje za czas przejazdu
  • wysokość ryczałtu - wpisz 1/4 (25%) wartości limitu określonego na docelowy kraj wyjazdu zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia -> Diety i limity na noclegi
  • waluta (np. EUR, USD, GBP itp.) - zgodnie z walutą określoną na docelowy kraj wyjazdu zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia -> Diety i limity na noclegi

Źródło finansowania: Podaj krótko nazwę źródła finansowania używaną w XPrimer.

Wpisowe/opłata konferencyjna:

Wpisz wartość i walutę opłaty za wpisowe zgodną z fakturą wystawioną na dane UMK - więcej informacji znajdziesz w zakładce: Wpisowe oraz pamiętaj, aby koszt opłaty za wpisowe zarezerwować w XPrimer z zasobu: zasób 05.69. pozostałe świadczenia - za pracownika lub zasób 05.89. pozostałe koszty - za doktoranta, studenta lub wykonawcy w projekcie - więcej informacji znajdziesz w zakładce -> XPrimer - rezerwacja środków finansowych

Źródło finansowania: Podaj krótko nazwę źródła finansowania używaną w XPrimer.

Inne:

Wpisz rodzaj wydatku niezbędnego do realizacji podróży, np. koszt uzyskania wizy, koszt wymaganego testu na obecność wirusa Sars-CoV-2 (COVID-19), zagraniczne bilety wewnętrzne, ubezpieczenie, dieta komunikacyjna, itp. itd. - więcej informacji znajdziesz w zakładkach -> Inne wydatki niezbędne do realizacji podróży, -> Ubezpieczenie i -> Dieta komunikacyjna.

Koszt (wraz z walutą np. PLN, EUR, USD, GBP itp.): wpisz oryginalną wartość i walutę planowanego wydatku.

Źródło finansowania: Podaj krótko nazwę źródła finansowania używaną w XPrimer.

UWAGA: Koszty usług niezwiązanych bezpośrednio z podróżą zagraniczną, tj. koszty wydruków, koszty zakupu materiałów itp. nie są rozliczane w ramach kosztów zagranicznej podróży służbowej. W rozliczeniu kosztów zagranicznej podróży służbowej nie ujmuje się także kosztów dojazdu z Torunia do lotniska/dworca w Polsce, ani ewentualnych noclegów w Polsce.

Rozliczeniem poniesionych kosztów krajowych oraz wydatków na usługi i materiały dodatkowe zajmuje się JEDNOSTKA DELEGUJĄCA - dziekanat / sekretariat jednostki delegującej -> https://www.umk.pl/pracownicy/wyjazdy_krajowe/

Razem wydatki: 

W tym polu wpisz sumę kwot wykazanych w formularzu (każdą walutę odrębnie), pamiętając o doliczeniu wartości diety dojazdowej, jeśli wykazana została w formularzu jako "TAK" (wartość diety dojazdowej = wartość diety pobytowej).

W celu przeliczenia walut obcych na PLN do założenia rezerwacji środków w systemie XPrimer, należy uwzględnić zmienność kursu waluty i zaokrąglić otrzymaną kwotę w PLN w górę do pełnych setek, oraz dodać około 10% na ewentualność zmiany kursu waluty.

Ważne: Jeśli wykazane w formularzu koszty wyjazdu przekraczają dostępny budżet jaki może być przeznaczony na wyjazd, proszę wpisać: "Max. limit: -kwota- PLN".

Wygenerowany do pliku PDF wniosek o wyjazd za granicę:

  1. wydrukuj
  2. podpisz jako wnioskodawca
  3. i przedłuż do akceptacji przełożonego
  4. a następnie przekaż do założenia rezerwacji środków finansowych w elektronicznym systemie rezerwacji środków (XPrimer)

Decyzje w sprawach wyjazdów podejmują:

1) rektor w stosunku do:

  1. prorektorów,
  2. dziekanów,
  3. dyrektorów szkół doktorskich,
  4. dyrektora Biblioteki Uniwersyteckiej,
  5. kanclerza,
  6. kwestora,
  7. dyrektora Interdyscyplinarnego Centrum Nowoczesnych Technologii, uniwersyteckich jednostek dydaktycznych oraz jednostek pomocniczych lub usługowych;

2) właściwy prorektor, wyznaczony przez rektora, w stosunku do:

  1. kierowników międzywydziałowych i ogólnouczelnianych jednostek organizacyjnych oraz nauczycieli akademickich zatrudnionych w tych jednostkach wyjeżdżających za granicę na okres do 1-ego miesiąca, 

  2. pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, wyjeżdżających za granicę na okres powyżej jednego miesiąca,

  3. wszystkich pracowników oraz doktorantów i studentów, o ile przepisy szczególne nie określają kompetencji rektora, wyjeżdżających za granicę na okres powyżej jednego miesiąca;

3) dyrektor Interdyscyplinarnego Centrum Nowoczesnych Technologii, uniwersyteckiej jednostki dydaktycznej oraz jednostki pomocniczej lub usługowej w stosunku do podległych pracowników; 

4) dyrektor szkoły doktorskiej w stosunku do doktorantów;

5) dziekan w stosunku do studentów wydziału oraz pracowników wydziału, z wyjątkiem dyrektorów szkół doktorskich, wyjeżdżających za granicę na okres do jednego miesiąca;

6) kanclerz w stosunku do swoich zastępców, zastępców kwestora, z wyjątkiem zastępcy kwestora ds. Collegium Medicum, oraz pracowników komórek administracji ogólnouniwersyteckiej wyjeżdżających na okres do jednego miesiąca;

7) zastępca kanclerza ds. Collegium Medicum w stosunku do zastępcy kwestora ds. Collegium Medicum oraz pracowników komórek administracji ogólnouniwersyteckiej zapewniających obsługę działalności Collegium Medicum i pozostałych jednostek organizacyjnych w Bydgoszczy wyjeżdżających na okres do jednego miesiąca.