Wpisowe
W przypadku, gdy wyjazd zagraniczny związany jest z odpłatnym udziałem w konferencji/warsztatach/szkoleniach itp., należy podać organizatorowi następujące dane do wystawienia faktury za wpisowe:
Nicolaus Copernicus University in Torun, Gagarina 11, 87-100 Torun / Poland, PL879 0177 291,
w opisie usługi powinno być wymienione imię i nazwisko Wyjeżdżającego.
Faktura musi zawierać pełne dane kontrahenta wraz z danymi bankowymi do przelewu, tj. IBAN i kod SWIFT/BIC lub inne szczegóły do przelewu zagranicznego, gdy kontrahent jest z poza strefy SWIFT.
(Faktury, które zostały już opłacone przez Wyjeżdżającego nie muszą zawierać danych do przelewu.)
Uczestnik wydarzenia ma obowiązek zweryfikować poprawność danych na fakturze, zwracając szczególną uwagę na to, czy numer podatkowy (NIP) jest poprzedzony oznaczeniem kraju "PL", a w przypadku zauważenia braków lub błędów, uczestnik konferencji ma prawo i obowiązek ubiegać się o skorygowanie danych na fakturze, zgłaszając niezwłocznie zauważone braki lub błędy do wystawcy faktury.
Pełna nazwa, adres i NIP UMK muszą widnieć na fakturze za udział w konferencji zawsze i niezależnie, czy przedpłata dokonywana jest bezpośrednio z rachunku bankowego UMK przez Dział Finansowy UMK, czy Wyjeżdżający opłaca ją samodzielnie, aby następnie przedłożyć fakturę do refundacji.
UWAGA: jest to wyjątek pośród dokumentów dotyczących koszty podróży zagranicznej, gdyż wszystkie pozostałe koszty wyjazdu opłacone bezpośrednio przez Wyjeżdżającego, należy udokumentować na podstawie imiennej faktury na osobę fizyczną (bez danych UMK); np. samodzielny zakup biletów, noclegów i innych niezbędnych usług związanych z odbywaną podróżą zagraniczną.
Oryginalny plik elektroniczny z fakturą w formacie PDF otrzymany od organizatora należy przesłać niezwłocznie po jej wystawieniu do Działu Nauki na jeden z poniższych adresów mailowych:
Anna Niemcewicz, e-mail: anna.niemcewicz@umk.pl
Jowita Konrad, e-mail: jowita.konrad@umk.pl
Alicja Roszkowska, e-mail: alicja.roszkowska@umk.pl
wraz z:
1. bankowym potwierdzeniem płatności wygenerowanym z konta bankowego do pliku PDF – jeśli faktura jest już opłacona;
2. lub z informacją, że faktura ma zostać opłacona przez Dział Finansowy UMK;
3. lub z informacją, że faktura została opłacona w inny sposób.
W temacie maila proszę podać: imię i nazwisko Wyjeżdżającego, kraj wyjazdu i termin wyjazdu.
Dział Nauki niezwłocznie po otrzymaniu faktury proceduje refundację na podane w potwierdzeniu płatności konto bankowe lub zleca dokonanie płatności przez Dział Finansowy UMK. Odbywa się to bezpośrednio w systemie XPrimer, odrębnie i niezależnie od późniejszego rozliczenia wyjazdu.
Uwaga:
Brak zaakceptowanego w systemie XPrimer zapotrzebowania do realizacji przez Dział Nauki, uniemożliwia procedowanie wszelkich płatności i refundacji.
WAŻNE!
W przypadku przekazania do opłaty faktury PROFORMA, lub innego dokumentu finansowego, który nie jest fakturą, Wyjeżdżający zobowiązany jest bezpośrednio po dokonaniu opłaty przez Dział Finansowy UMK lub najpóźniej niezwłocznie po powrocie z wyjazdu przekazać do Działu Nauki oryginał faktury właściwej (INVOICE), pod rygorem obciążenia Wyjeżdżającego kwotą uiszczoną przez Uniwersytet na podstawie wcześniej dostarczonego dokumentu wzywającego do dokonania opłaty.
(Zgodnie z § 4, punkt 7, ZR nr 144 z dnia 26 sierpnia 2024)
UWAGA
Zgodnie z Zarządzeniem Rektora nr 99 z dnia 17 maja 2022 w sprawie wprowadzenia elektronicznego obiegu i opisu niektórych dokumentów księgowych w części toruńskiej Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu; zrezygnowano z odręcznego opisywania faktur.
Prosimy nie drukować faktur elektronicznych i nie dokonywać na nich żadnych odręcznych opisów, zarówno na odwrocie dokumentu jak i z przodu dokumentu, oraz nie przesyłać do Działu Nauki w formie papierowej.
Faktury za wpisowe wystawione na dane UMK są wprowadzane przez jednostkę realizującą (Dział Nauki) do systemu XPRIMER jako Dokumenty Kosztowe, a następnie są opisywane elektronicznie. Brak opisanego w systemie XPRIMER dokumentu uniemożliwi zapłatę lub refundację wynikającej z niego należności.
W przypadku, gdy wymagana jest przedpłata, jednostka realizująca (Dział Nauki) uruchamia ją w systemie XPRIMER w ramach realizowanego zapotrzebowania i dołącza skan faktury proforma, a dokument papierowy niezwłocznie przekazuje do Działu Finansowego.
WAŻNE!
Osoby niezatrudnione na UMK (studenci, doktoranci) są zobowiązani do dołączenia do faktury za wpisowe -> Oświadczenie podatnika do PIT". "Oświadczenie podatnika do PIT" składają także osoby powiązane z UMK poprzez umowę cywilno-prawną, jeśli ta umowa nie reguluje kwestii rozliczeń podatkowych.
Wypełniony formularz należy przedłożyć w swojej jednostce (dziekanat/sekretariat) do podpisu przez osobę odpowiedzialną w jednostce za rozliczanie świadczeń, a następnie w oryginale należy przekazać do Działu Nauki.