System XPRIMER - rezerwacja środków finansowych
Rezerwacji środków finansowych w systemie XPRIMER na planowane koszty wyjazdu zagranicznego dokonuje się w oparciu o dane wykazane na "Wniosku o wyjazd zagraniczny".
Rezerwacja środków finansowych w systemie XPRIMER jest nadrzędnym wymogiem poprzedzającym wydatkowanie środków finansowych przez UMK w celu realizacji wyjazdu. Rezerwacji wymagają wszystkie planowane koszty wyjazdu podlegające refundacji bądź wymagające opłacenia bezpośrednio przez UMK.
Zapotrzebowanie (rezerwację środków) w systemie XPRIMER może założyć dysponent środków lub pracownik administracji w jednostce, która może dysponować danym źródłem finansowania (dziekanat, sekretariat, zespół administracyjno-gospodarczy).
Jako "Odbiorcę" w zapotrzebowaniu należy wskazać nazwisko i imię Wyjeżdżającego,
a jako "Jednostkę realizującą" należy wskazać DZIAŁ NAUKI.
Nadany przez system numer zapotrzebowania (rezerwacji środków) należy wpisać odręcznie na wniosku o wyjazd zagraniczny.
Uwaga: W przypadku dokonywania rezerwacji środków na wyjazdy osób, które nie są pracownikami UMK (studenci, doktoranci i wykonawcy w grancie), i nie widnieją na liście użytkowników w XPRIMER; w polu "Odbiorca" należy wybrać z listy pracowników nazwisko i imię dysponenta środków lub opiekuna naukowego.
Prosimy o zakładanie zapotrzebowań na wyjazdy zgodnie z zasadą:
1 zapotrzebowanie = 1 osoba = 1 wyjazd = 1 pozycja zapotrzebowania,
w której wymienić należy wszystkie koszty zaplanowane we wniosku o wyjazd zagraniczny.
Wyjątki:
- Więcej niż jedna pozycja zapotrzebowania wskazana jest tylko wtedy, gdy trzeba rozdzielić wydatki na różne źródła finansowania lub jeśli planowany wydatek zawiera koszt opłaty konferencyjnej.
- Jeśli osoba składająca zapotrzebowanie nie ma dostępu do wszystkich źródeł z których finansowany ma być wyjazd, wówczas (ze względów technicznych) zakłada się więcej niż jedno zapotrzebowanie dotyczące tego samego wyjazdu.
Zapotrzebowanie na koszty krajowych i zagranicznych konferencji powinny być składane z następujących ZASOBÓW:
opłata konferencyjna za pracownika - zasób 05.69. pozostałe świadczenia
opłata konferencyjna za doktoranta, studenta lub wykonawcy w projekcie - zasób 05.89. pozostałe koszty
Jeżeli zapotrzebowanie składane jest na cały koszt podróży służbowej i zawiera również koszt opłaty konferencyjnej NALEŻY PAMIĘTAĆ o rozbiciu źródła finansowania na DWA ZASOBY:
1 - ZASÓB NA KOSZT KONFERENCJI - 05.69 lub 05.89
2 - ZASÓB NA PODRÓŻE SŁUŻBOWE - 05.71
WALUTA W ZAPOTRZEBOWANIACH
W przypadku projektów prowadzonych w walucie PLN, zapotrzebowania powinny być składane w PLN. Również w przypadku w którym wiemy o konieczności płatności u kontrahenta zagranicznego. Limit wysokości rezerwacji determinuje tutaj kwota w PLN.
W przypadku projektów prowadzonych w walucie "innej" niże PLN dopuszcza się możliwość złożenia zapotrzebowania, w walucie "innej" niż PLN. Oczywiście, z uwzględnieniem zasad kwalifikowalności ponoszenia wydatków w ramach konkretnego projektu. Limit wysokości rezerwacji determinuje tutaj kwota wyrażona w walucie innej niż PLN.
Informacja dodatkowa do zakładania zapotrzebowań w XPRIMER.
Odrębnie zakładać należy zapotrzebowania na następujące koszty pośrednio związane z podróżą zagraniczną:
- na ewentualne koszty krajowe (delegacje krajowe) - jednostką realizującą jest JEDNOSTKA DELEGUJĄCA;
- na ewentualne koszty "kilometrówki" (podróż samochodem prywatnym) - jednostką realizującą jest JEDNOSTKA DELEGUJĄCA (info w zakładce "Podróż samochodem prywatnym");
- na ubezpieczenie wykupione przez UMK dla pracowników (info w zakładce "Ubezpieczenia") - jednostką realizującą jest Dział Administracyjno-Gospodarczy, Administracja Centralna w Toruniu.